KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR, NE İŞE YARAR?

Kalite Yönetim Sistemi, bir organizasyonun hedeflerine ulaşmak için uyguladığı planlı ve sistematik faaliyetlerdir.

Kalite Yönetim Sistemi, bu amacın gerçekleşmesi için organizasyondaki faaliyetleri programlı ve planlı hale getiren bir anlayıştır.

Kalitesiz faaliyetlerin ortaya çıkması, hiçbir organizasyonun karşılaşmak istemeyeceği bir durumdur. Çünkü kalite kavramının kelime anlamı, bize faaliyetlerin neden kaliteli olması gerektiğini ortaya koyar.

Kalite, bir işin ne olduğunu ve nasıl oluştuğunu ifade eden bir kavramdır. Latincedeki “Qualis” kelimesinden türemiştir. Kalite, insanlık tarihi boyunca her zaman kullanılagelen ve üzerinde önemle durulan bir kavram olarak günümüze kadar gelmiştir.

Kalite ile ilgili ilk resmi kayıt, Hammurabi kanunlarında (MÖ 2150) karşımıza çıkmaktadır. Dolayısıyla yüzyıllar geçse de hiçbir zaman kaliteden ödün verilmediğini anlayabiliriz.

Kalite Yönetim Sistemi (KYS) tanımından önce kalitenin ne demek olduğunu belirtelim:

1. İhtiyaçlara Uygunluk
2. Gereksinimleri Karşılama

Kalite dendiği zaman genel olarak yukarıdaki iki maddede belirttiğimiz ifadeler anlaşılır. Bir ürün ya da bir hizmet ne kadar mükemmel olursa olsun ihtiyaç ve gereksinimlere temas etmiyorsa, kalite konusunda beklentileri karşılayamaz.

Kalite kavramı ürün, hizmet olsun veya şirketler için her zaman hayati önem taşır. Çünkü kalite, insan hayatını daha refah hale getiren sihirli bir kavramdır. Felsefe ve mantık terimi olarak da kullanılan kalite kavramı, bir şeyin niteliği ile ilgilidir. Bu nedenle organizasyonların da ilgi alanına giren bir terimdir.

Kalite, bir organizasyonun nasıl ve ne durumda olduğunu gösteren bir durumu ifade eder. Kalite kelimesi, temel olarak mal ve hizmetlerin genel niteliğini belirlemek için kullanılır. Bu nedenle kalite deyince akla ilk olarak bir ürün veya bir hizmet gelir.

Genel bir kalite anlayışı, tüm sektörler için gereklidir. Çünkü kalite, genel anlamda toplum ve insan sağlığını ilgilendirir. Bu bakımdan insanların kolayca ulaşabileceği mal ve hizmetlerin kalite şartlarını yerine getirmesi gerekmektedir.

Her organizasyonun genel bir kalite anlayışı vardır ve bu anlayış firma ve şirketlerin faaliyetlerine yön verir. Bir organizasyonun devamlılığı için gerekli bir standartlar bütünü olsa da insan ve çevre sağlığı için de Kalite Yönetim Sistemi gereklidir.

Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Nedir?

Başarılı ve kaliteli bir organizasyondan bahsediyorsak, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) anlayışından da bahsetmemiz gerekir.

Çünkü Kalite Yönetim Sisteminden haberdar olmayan organizasyon veya kurumların iş faaliyetlerine devam etmeleri oldukça güçtür. Bu bilgiler ışığında Kalite Yönetim Sistemi nedir sorusuna aşağıdaki gibi cevaplar verebiliriz:

• Organizasyon faaliyetlerinin standartlara uygunluğunu denetler.
• KYS, organizasyon faaliyetlerinin süreç ve aşamaları ile ilgilenir.
• Bütüncül bir bakış açısı ile iş faaliyetlerini yasal düzenlemelere uygun olup olmadığını tespit eden proaktif bir sistemdir.
• Sistematik ve planlı bir program dahilinde organizasyonların faaliyetlerini inceleyen bir yönetim anlayışıdır.

Bir firmanın iş faaliyetleri sorgulanırsa daha başarılı işlere imza atması teşvik edilmiş olur. Kalite Yönetim Sistemi (KYS) anlayışı, organizasyonları daha iyi bir noktaya taşımak için kullanılan yönetimsel seviyedeki kurallar ve kriterlerdir diyebiliriz.

Konu ile ilgili şu videoya göz atabilirsiniz:

KYS, genel kriterleri belirler fakat skolastik bir kavram değildir; sorgulaması yapılır, eğer ihtiyaçlara cevap vermiyorsa revize edilir. Dolayısıyla bir süre önce geçerli olan bir kalite yönetim anlayışı, belli bir zaman sonra değişebilir.

KYS kriterlerinin değişmesine neden olan faktörler aşağıdaki gibidir:

• KYS, teknolojik gelişmelere göre yeniden düzenlenir.
• KYS, toplumu ve insanları göz önüne alarak kendini yeniler.
• Çevresel faktörler, KYS kriterlerine etki edebilir.

Dolayısıyla Kalite Yönetim Sistemi anlayışı, dış etkenlere bağlı olarak revizyona muhtaç olabilir. Bu bakımdan standart koyucu yetkili kurum ve kuruluşlar da sürekli olarak Kalite Yönetim Sistemi anlayışını gözden geçirir.

KYS, değişimlere ayak uyduran bir profil çizse de bazı konularda sert bir anlayışa sahiptir.

Kalite Yönetim Sistemi kriterlerinin hiçbir zaman değişmeyecek olan temel maddeleri şunlardır:

1. Bütüncül bir bakış açısı ile değerlendirme yapar.
2. İnsan, çevre ve toplum odaklıdır.
3. Uluslararası standartlara uyum sağlar.
4. Toplumsal refahı geliştirir.

Peki, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) anlayışı nasıl ortaya çıkmıştır?

KYS, teknolojik ve toplumsal değişimlere bağlı olarak insanları daha sağlıklı ve daha kaliteli ürün/hizmetler ile buluşturma amacıyla doğan bir anlayıştır. Bu hedef için 1947 yılında 135 ülkenin yetkilileri İsviçre’nin Cenevre kentinde bir araya gelmiş ve ISO isimli organizasyonu hayata geçirmiştir.

Uluslararası Standart Teşkilatı ISO, Kalite Yönetim Sistemi belgesi vererek organizasyonları denetim altına alır. ISO belgesi alan organizasyonlar da kendi içinde bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturur ve ISO standartlarına uyum sağlamak için çaba sarf eder.

ISO tarafından belirlenmiş hangi tür Kalite Yönetim Sistemi belgeleri vardır?

1. ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi Standardı
2. ISO 10002: Müşteri Memnuniyeti Standardı
3. ISO 45002: İş Sağlığı ve İş Güvenliği Standardı
4. ISO 14001: Çevre Yönetim Sistemi Standardı
5. ISO 22000: Gıda Yönetim Sistemi Standardı
6. ISO 27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı

Bu standartlara ek olarak ISO 50001, ISO 13485 olmak üzere farklı alanları ilgilendiren çeşitli Kalite Yönetim Sistemi belgeleri de bulunmaktadır. Her bir ISO belgesi, standart geliştirerek Kalite Yönetim Sistemi anlayışını oluşturur.

KYS çerçevesinde tüm standartların hedefini aşağıdaki maddeler ile özetleyebiliriz:

• Sağlıklı ve verimli bir iş süreci
• Müşteri memnuniyeti sağlama
• Uluslararası standartlara uyumlu olma

Kalite Yönetim Sisteminin Amacı ve Faydaları Nelerdir?

Kalite Yönetim Sistemi, organizasyonel yönetimi bütünsel bir bakış ile inceleme biçimidir. Bu yaklaşım; organizasyonların

• Yönetim sistemini iyileştirmek
• Ürün ve hizmet kalitesini arttırmak

gibi hedeflere ulaşmalarını sağlamaktadır.

KYS müşteri odaklı bir süreçtir ve iş faaliyetlerinin kesintisiz bir şekilde iyileştirilmesini amaçlar. Kalite Yönetim Sistemi, genel olarak rekabet gücünü arttırır ve organizasyonların sektörde söz sahibi olmalarına yardımcı olur.

Organizasyonlar, KYS anlayışının temel ilkelerini benimsemeleri halinde iş faaliyetlerini daha değerli ve kaliteli hale getirir. Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde organizasyonların uyum gösterdiği ilkeler:

• Müşteri memnuniyetini esas alma
• İnsan kaynakları yönetimi
• Çalışanlara aktif rol verilme
• Proaktif bir yönetim
• İyileşme ve gelişimin her birime yayılması
• Bütüncül bir anlayış
• Sistemsel yaklaşımdan beslenen örgüt yapısı
• Kaynakların doğru yönetilmesi
• Çalışanları yönetime dahil etme

Kalite Yönetim Sistemi anlayışı içinde faaliyet gösteren her organizasyon yukarıdaki ilkeler doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirir. KYS, verimli ve başarılı bir yönetim sistemi için gerekli olan şartları belirler. Bu şartlar her işletme için geçerlidir.

Kalite Yönetim Sistemi anlayışı içinde faaliyet gösteren bir organizasyon/işletme, ISO standartlarına uyum sağlar ve güven verir. KYS şartlarına uyum sağlamanın işletmeler için pek çok faydası vardır.

Bu faydaları aşağıdaki gibi maddeler halinde ifade edebiliriz:

• İş yönetimi bütüncül bir bakış açısı ile değerlendirilir. İş sürecindeki tüm ayrıntılar üzerinde önemle durulur.
• İş planlama süreci her zaman iyileşmeye açık olur ve tehdit oluşturacak riskler ortaya çıkmadan engellenir.
• Üretim ve dağıtım sürecindeki zararlar ve iş kayıpları minimum seviyeye iner. Beklenmedik tehlikeler ile karşılaşma oranı azalır ve genel olarak hizmet kalitesi artar.
• Organizasyonlar zaman ve kaynaklarını etkin bir şekilde kullanır ve maliyetlerini düşürür.
• Ürün ve hizmet kalitesinin sürekliliği artar ve kalitesizlikten kaynaklanan sorunlar ortadan kalkar.
• İşletmelerin karşılaştığı müşteri şikayetlerinde azalma görülür. İşletmeye olan güven artar ve müşteri memnuniyeti sağlanmış olur.
• İnsan sağlığı, hayvan sağlığı ve çevre sağlığını koruma konusunda alınması gereken tedbirleri alınır ve bu konuda çözüm odaklı uygulamalar geliştirilir.
• İşletmelerin uluslararası standartlara uygun bir şekilde çalıştıkları belgelenir. Belgeli bir şekilde faaliyet gösteren işletmeler, piyasadaki prestijini arttırır.
• Standartlara uygun hizmet veren bir işletmenin yeni iş olanakları ile karşılaşma ihtimali artar ve iş hacmini genişletir.
• Organizasyon içindeki her birim, iş sürecine aktif bir şekilde katılır ve örgüt içi iletişim daha pozitif bir noktaya ilerler.
• İnsan kaynaklarını iyi yönetilir ve kurumsallaşma adına önemli adımlar atılır.
• Toplumsal ve teknolojik değişimlere uyumlu bir anlayış, çevre ve bakış açısı yaratır.

KYS Belgesi Nasıl Alınır, Gereklilikleri Nelerdir?

Kalite belgesi almak isteyen bir organizasyonun yapması gereken ilk aşama, hizmet verdiği alanı belirlemektir.

Çünkü her işletmenin faaliyet gösterdiği alana göre alması gerektiği Kalite Yönetim Sistemi belgesi farklılık gösterir. Hizmet verdiği sektörü belirleyen işletme, bu belgeyi almak için gerekli hazırlıkları yapmaya başlamalıdır.

Bir işletme, bu belgeyi almak aşağıdaki iki yoldan birini tercih edebilir:

• Kendi organizasyonu içinde bir ekip oluşturmak (Bu ekibin genel mevzuatlara hakim olması gerekmektedir)
• Belgelendirme konusunda danışmanlık hizmeti veren profesyonellerden yardım almak

Belge alma hazırlığında olan işletmelerin geçeceği aşamalar aşağıdaki gibidir:

1. Ölçme ve Değerlendirme: Belge başvurusu yapan işletmenin standartlara uygun olup olmadığı denetlenir.
2. Prosedürlere Uygunluk ve Teftiş: İlgili mevzuat ve ilkelere göz önüne alınarak işletmenin yönetim anlayışa denetleme ve incelemeden geçirilir. İşletme hazır değilse eksikliklerini tamamlaması için ek süre verilir.
3. Belge Alımı: Ölçme ve uygunluk aşamalarını başarıyla tamamlayan işletme, kriterlere uyum sağlıyorsa Kalite Yönetim Sistemi belgesi almaya hak kazanır.