PROSEDÜR NEDİR, NE İŞE YARAR?

Bu yazımızda sizlere prosedür nedir, ne işe yarar ve prosedür ile talimat arasındaki farklar nelerdir gibi bilgileri açıkladık.

Eğer süreç içinde doğruluğu test edilen adımlar, hedeflenen amaç doğrultusunda başarıyı getiriyorsa sonraki süreçlerde de izlenmesi gereken yol/yöntem bulunmuş demektir.

Prosedür Nedir?

Prosedür bir çalışma alanında uygulanan sistematik metotlardır. Prosedürü genel olarak hedefe ulaşmak için kullanılan yol, yöntem ve metot olarak tanımlayabiliriz.

Prosedür için kurallar bütünü tanımlaması yapabiliriz. Prosedürü oluşturan bu kurallar, test edilmiş teorik ve pratik bir zemin üzerine kurulmalı ve yönetsel seviyede başarılı bir sonuç vermelidir. Genel bir yönetim anlayışı içinde fayda sağlayacağı öngörülen prosedürler, iş ve işlemlerin nasıl yapılacağını tarif eder.

Prosedür Ne İşe Yarar?

Prosedür, bir faaliyetin nasıl gerçekleşeceğine dair çözüm önerileri sunar. Bir politika yönergesi olan prosedür, kurum içindeki iletişimin ve iş veriminin daha sağlıklı olmasını hedefler. Genel olarak prosedürlerin faydalarını aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:

• İş sürecinin nasıl yürütüleceği hakkında bilgi verir.
• Hedefe ulaşmak için atılacak adımların sırasını belirler ve bu adımlar arasındaki bağlantıları kurarak daha fazla verim elde edilmesini sağlar.
• İş faaliyetlerinin belli bir düzen ve tertip içinde gerçekleşmesine yardımcı olur.
• Organizasyon içindeki hataları önceden tespit eder ve zararları minimize ederek yapılan işi daha verimli hale getirir.
• Faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlayarak organizasyon içindeki her birimin doğru adımlar atmasına destek verir.

Prosedür Gereği Ne Demek?

Prosedür bir işin nasıl yapılacağını tanımlayan bir belge veya kurallar bütünü olduğu için prosedürlerin dışına çıkmak zararlı sonuçlara neden olabilir. Bu nedenle organizasyon içinde bir işin gerçekleştirilme kılavuzu olan prosedürlere bağlı kalınması için çaba sarf edilir.

Prosedür gereği tabiri, önceden belirlenmiş metotlardan bağımsız hareket edilmemesi için kullanılmaktadır. Politika yönergesi olan prosedürün gereklerini yerine getirmek gerekir. Bu nedenle prosedür gereği prosedürlerin doğru bir şekilde izlenmesi gerektiğini ortaya koyan bir tabirdir.

Prosedür Örnekleri

Prosedürler kuruluşların büyüklüğüne, faaliyet alanına ve personellerin yetkinliğine göre hazırlanan dokümanlardır.

İşte bazı prosedür örnekleri:

• Dokümanların Kontrolü Prosedürü: Doküman onayı, revizelerin yapılması ve belgelerin güncellik kontrolü yapılmasını sağlar.
• Bakım Onarım Prosedürü: İşletmelerin iş faaliyetlerinde kullandıkları makine ve ekipmanların hatasız ve güvenli bir şekilde çalışmalarına ilişkin düzenlenmeler yapar.
• Eğitim Prosedürü: Personelin iş sürecini daha iyi ve daha verimli bir şekilde rol olmasına yardımcı olur.
• İnsan Kaynakları Prosedürü: İnsan kaynakları departmanının ana yapısını, nasıl işlediğini ve yapılacak işlemlerin adımlarını içeren doküman metnidir.

Prosedür ve Talimat Arasında Ne Fark Var?

Prosedür ve talimat, genellikle birbiriyle karıştırılsa da farklı amaçlara hizmet eder. Bu iki terim arasında önemli farklar bulunmaktadır.

İşte prosedür ve talimat arasında temel farklar:

Prosedür;

• Bir kuruluşta gerçekleşen iş faaliyetlerinin sıralamasını,
• Faaliyetlerde sorumlu ve yetkili olan departmanları
• İş sürecindeki bölümler arası ilişkileri

ortaya koyan dokümanlardır.

Talimat ise;

• Operasyonun nasıl yapılacağını,
• İşin kim ve kimler tarafından yapılması gerektiğini,
• Uyulması zorunlu olan davranış ve hareketlerin belirtildiği

teknik bilgi ve detay içeren dokümanlardır.

Prosedür nedir ne işe yarar ile ilgili şu İngilizce video kaynağına göz atabilirsiniz: